Cách công chứng hộ chiếu của người nước ngoài 2024

Cách công chứng hộ chiếu của người nước ngoài như thế nào? là câu hỏi mà Visatop thường gặp khi tư vấn các thủ tục pháp lý ở Việt Nam như cấp Giấy phép lao động, xin thẻ tạm trú… Nếu bạn cũng đang thắc mắc về vấn đề này thì hãy tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi. Visatop sẽ đưa những thông tin chính xác nhất theo quy định của pháp luật Việt Nam đang hiện hành.

Các trường hợp không được công chứng passport của người nước ngoài

Căn cứ Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao như sau:

“Điều 22. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao

1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.”

Như vậy, khi passport thuộc một trong những trường hợp trên thì sẽ không được công chứng, chứng thực.

Người nước ngoài có cần hợp pháp hoá lãnh sự hộ chiếu không?

Căn cứ khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

“Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

…”

Căn cứ Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định như sau:

“Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp

Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.”

Đối chiếu quy định trên, việc chứng thực bản sao từ bản chính đối với hộ chiếu không bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy nhiên, cần lưu ý việc này chỉ áp dụng đối với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

Một số trường hợp vẫn có thể yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với hộ chiếu tuỳ từng thủ tục cụ thể mà thực hiện.

Thủ tục công chứng hộ chiếu của người nước ngoài

Căn cứ quy định Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục công chứng passport như sau:

“Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:
4. a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
5. b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.”

Cơ quan có thẩm quyền công chứng hộ chiếu của người nước ngoài

Theo quy định tại điểm khoản 1, khoản 3, khoản 4 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực như sau:

“Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
2. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
3. a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
4. b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
5. c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

…

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).”

Như vậy, có thể công chứng passport tại Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền (của nước cấp passport) hoặc đến các Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.

Các loại giấy tờ không cần yêu cầu hợp pháp hoá lãnh sự

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì có 4 loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể như sau:

– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Với phần chia sẻ thông tin về cách công chứng hộ chiếu của người nước ngoài, hy vọng sẽ giúp khách hàng có thêm thông tin và hiểu rõ hơn về quy định về Giấy phép lao động. Nếu quý khách đang cần dịch vụ tư vấn làm giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài, để kiểm tra thông tin về trường hợp đang gặp phải, gọi ngay cho chúng tôi để được giải đáp chi tiết hơn qua Hotline 0907.874.240