Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự – Chứng nhận lãnh sự 2024

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự cho người nước ngoài hỗ trợ các hồ sơ, giấy tờ của người nước ngoài được sử dụng và công nhận theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đối với thủ tục hành chính này người nước ngoài cần phải làm gì? Quy trình như thế nào quý khách hãy tham khảo nội dung dưới đây.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Chứng nhận lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự được giải thích là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chứng nhận chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Được quy định tại Điều 2 Nghị định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự số 111/2011/NĐ-CP.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chứng nhận chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. Được quy định tại Điều 2 Nghị định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự số 111/2011/NĐ-CP.

Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

– Giấy tờ, tài liệu được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.

– Giấy tờ, tài liệu được miễn theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Giấy tờ, tài liệu không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

– Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

– Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

– Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự

– Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

– Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

– Được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền

– Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam.

– Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm: Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo; Chứng nhận y tế; Phiếu lý lịch tư pháp; Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

– Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

– Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

– Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

– Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự?

– Các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam phải được chứng nhận lãnh sự được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

– Các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự

– Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK

– Bản chính giấy tờ tùy thân (CMND/ CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) nếu quý khách nộp hồ sơ trực tiếp

– Bản scan Giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) nếu quý khách nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

– Giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháp hóa lãnh sự 

– Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự

– Bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản dịch

– Scan bản dịch giấy tờ, tài liệu

– Phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (đối với hồ sơ được gửi qua đường bưu điện và đăng ký trả kết quả qua đường bưu điện)

Chứng nhận lãnh sự

– Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK

– Bản chính giấy tờ tùy thân (CMND/ CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) nếu quý khách nộp hồ sơ trực tiếp

– Bản scan Giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) nếu quý khách nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự

– Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự

– Phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (đối với hồ sơ được gửi qua đường bưu điện và đăng ký trả kết quả qua đường bưu điện)

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Bước 1:  Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự

Bước: 2 Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, xem xét giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự.

Bước: 3 Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện nếu người nộp hồ sơ đăng ký nhận qua đường bưu điện.

Xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

– Nộp tại Hà Nội: ở cơ quan Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao):

• Địa chỉ: số 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

• Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 ( trừ các ngày lễ, Tết theo quy định).

– Tại Thành phố Hồ Chí Minh: Sở Ngoại vụ  (Bộ Ngoại giao).

Địa chỉ: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.

Thời gian giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Thời gian xử lý hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự thông thường là từ 1 – 2 tuần làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ đủ điều kiện. 

Trong trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 bản giấy, tài liệu trở lên thì thời gian xử lý sẽ lâu hơn.

Để tham khảo chính xác về thời gian, mức phí hiện hành dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự, quý khách có thể liên hệ trực tiếp hotline 0907.874.240 hoặc 08.666.777.35.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tại Visatop

Visatop hiện đang hỗ trợ các dịch vụ nhập cảnh, xuất cảnh và đặc biệt là dịch vụ hợp pháp lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự trọn gói đối với giấy tờ của người nước ngoài được sử dụng tại Việt Nam, hoặc giấy tờ ở Việt Nam có thể sử dụng ở nước ngoài.

– Hỗ trợ dịch thuật công chứng các loại giấy tờ cần hợp pháp hóa/ chứng nhận lãnh sự

– Công chứng, chứng thực các bản dịch được yêu cầu

– Hợp pháp lãnh sự tại Bộ ngoại giao hoặc Đại sứ quán

– Hướng dẫn quy trình, thủ tục đơn giản, chính xác

– Đại diện nộp hồ sơ chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự

– Giao nhận hồ sơ tận nơi qua các hình thức: nhân viên giao nhận tại nhà (nội thành HCM); bưu điện,…->

Hỏi đáp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự có thời hạn bao lâu?

Thông thường, thời gian xét duyệt yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự từ 2-3 tuần tùy thuộc vào giấy tờ của quốc gia nào. Trong trường hợp cần hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự với nhiều giấy tờ, nhiều loại thì thời gian sẽ lâu hơn.

Phí hợp pháp hóa lãnh sự là bao nhiêu?

Mức phí hợp pháp hóa lãnh sự còn phụ thuộc vào số lượng trang dịch thuật, số lượng giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sư. Để tham khảo phí hiện hành quý khách liên hệ Hotline 0907.874.240 hoặc 08.666.777.35.

Tôi dự định kết hôn với người quốc tịch Pháp, và đang chuẩn bị hồ sơ đăng ký kết hôn tuy nhiên Giấy chứng nhận đủ năng lực kết hôn và Giấy chứng nhận độc thân của anh ấy chưa được hợp pháp hóa lãnh sự. Do khoảng cách đến Lãnh sự Pháp tại thành phố Hồ Chí Minh rất xa, chúng tôi có thể đến UBND huyện nộp hồ sơ đăng ký kết hôn mà không hợp pháp hóa lãnh sự được không?

Trả lời: Theo “Danh sách các nước và các loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự” ở Mục Điều ước quốc tế song phương, thì người nước ngoài có quốc tịch Pháp là một trong các quốc gia được miễn hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ có : các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn.

– Như vậy, nếu nộp hồ sơ đăng ký kết hôn với người nước ngoài có quốc tịch Pháp tại  UBND cấp huyện thì giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Để chứng nhận lãnh sự tại Thành phố Hồ Chí Minh, tôi có thể nhờ người khác (bạn hoặc đồng nghiệp) đi nộp hồ sơ thay được không?

Trường hợp của bạn có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

Được quy định tại khoản 1, điều 6, Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Bộ Ngoại Giao về việc Chứng nhận lãnh sự tại Tp. Hồ Chí Minh.

Trong quá trình sử dụng giấy tờ, tài liệu quý khách có nhu cần dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự trọn gói dịch thuật – công chứng, có thể liên hệ trực tiếp Visatop qua hotline 0907.874.240 hoặc 08.666.777.35. Quý khách có thể đến nhận kết quả tại VP số 112/6 Phạm Văn Bạch, Phường 15, Tân Bình.